Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles recueillies par ce site est :

Responsable

Omnicoaching SNC

Adresse

Rue Caroline 2, 1003 Lausanne, Vaud, Suisse

Contact

contact@omnicoaching.ch

2. Cadre applicable

Nous traitons les données personnelles conformément à la Loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD). Lorsque ses conditions d’application sont réunies, notamment pour certaines prestations proposées à des personnes se trouvant dans l’Union européenne, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) peut également s’appliquer.

3. Données que nous traitons

Lorsque vous nous contactez

Le formulaire de contact recueille votre nom, votre adresse e-mail, l’objet de votre demande et le contenu de votre message. Si vous nous écrivez directement, nous traitons également les informations figurant dans votre e-mail et votre signature.

Lorsque vous réservez une séance

Le système de réservation peut recueillir votre prénom, votre nom, votre adresse e-mail, le coach choisi, le type de séance, la date et l’heure du rendez-vous, ainsi que les informations techniques nécessaires à l’enregistrement de la réservation.

Dans le cadre d’un accompagnement

Nous pouvons traiter les coordonnées utiles, l’historique des rendez-vous, les échanges, les objectifs définis avec vous et, lorsque cela est nécessaire, des notes de travail limitées au suivi de l’accompagnement. Les séances ne sont pas enregistrées en audio ou en vidéo sans information préalable et accord exprès.

Lors de l’utilisation du site

Le serveur peut enregistrer des données techniques telles que l’adresse IP, la date et l’heure de l’accès, la page demandée, le navigateur, le système d’exploitation et les informations nécessaires à la sécurité et au bon fonctionnement du site.

Informations particulièrement personnelles

Un message peut parfois contenir des informations relatives à la santé, à la situation personnelle ou professionnelle. Merci de ne transmettre au moyen des formulaires que les éléments nécessaires à votre demande et d’éviter d’y inscrire des informations médicales détaillées ou urgentes.

Lorsque des données sensibles sont nécessaires à l’accompagnement, nous les limitons au strict nécessaire et recueillons un consentement explicite lorsque le droit applicable l’exige. Ce consentement peut être retiré pour l’avenir, sans affecter les traitements déjà effectués licitement.

4. Finalités et motifs du traitement

Nous utilisons les données uniquement dans la mesure nécessaire pour :

• répondre aux demandes et organiser un premier échange ;
• gérer les rendez-vous et fournir les prestations demandées ;
• assurer le suivi administratif, contractuel et comptable ;
• protéger le site, prévenir les abus et résoudre les incidents techniques ;
• respecter nos obligations légales ;
• établir des statistiques de fréquentation lorsque cette fonction est activée et autorisée.

Ces traitements reposent, selon la situation, sur les démarches précontractuelles ou l’exécution du contrat, une obligation légale, notre intérêt légitime à exploiter un service sûr et à répondre aux demandes, ou le consentement lorsqu’il est requis.

Nous n’utilisons pas vos données pour prendre une décision produisant des effets juridiques sur la seule base d’un traitement automatisé et nous ne réalisons pas de profilage publicitaire.

5. Destinataires et prestataires

Les données sont accessibles uniquement aux personnes d’Omnicoaching qui en ont besoin pour traiter la demande ou assurer l’accompagnement. Elles peuvent aussi être traitées, dans la mesure nécessaire, par :

• Infomaniak Network SA, pour l’hébergement du site, les e-mails, les calendriers et les outils de visioconférence ;
• les prestataires comptables, techniques ou juridiques soumis à une obligation de confidentialité ;
• les autorités compétentes lorsqu’une obligation légale l’impose.

Nous ne vendons pas vos données personnelles.

Les informations relatives au contenu d’un accompagnement ne sont pas communiquées à un proche, un établissement de formation, un employeur ou un autre tiers sans votre accord, sauf obligation légale ou nécessité impérieuse prévue par le droit applicable.

6. Hébergement et communications

Le site et les principaux outils numériques utilisés par Omnicoaching sont fournis par Infomaniak. D’après les informations publiées par ce prestataire, les données confiées à ses services sont hébergées en Suisse. Les échanges par e-mail et visioconférence comportent néanmoins les risques inhérents à toute communication par Internet.

7. Cookies et mesure d’audience

Le site peut utiliser des cookies ou mécanismes similaires strictement nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité, à la gestion des formulaires et aux préférences techniques. Ces éléments ne sont pas utilisés pour établir un profil publicitaire.

Mesure d’audience : aucun outil tiers de mesure d’audience n’est activé par défaut sur le site. Google Search Console, s’il est utilisé pour suivre l’indexation, ne dépose pas de cookie sur les appareils des visiteurs.

8. Communication de données à l’étranger

Nous privilégions des prestataires établis en Suisse et des solutions hébergées en Suisse. Si un traitement devait entraîner une communication de données dans un autre pays, nous vérifierions l’existence d’un niveau de protection adéquat ou mettrions en place les garanties requises par le droit applicable. Les informations relatives à un éventuel outil d’analyse tiers figurent dans la section précédente.

9. Durée de conservation

Nous ne conservons les données que pendant la durée nécessaire aux finalités décrites :

• les demandes sans suite sont en principe supprimées ou anonymisées au plus tard 12 mois après le dernier échange ;
• les données de réservation et de suivi administratif sont conservées pendant la relation, puis aussi longtemps qu’elles restent nécessaires à la gestion de celle-ci ;
• les éventuelles notes de travail contenant des informations sensibles sont réexaminées à la fin de l’accompagnement et, sauf nécessité particulière, supprimées ou anonymisées au plus tard deux ans après le dernier rendez-vous ;
• les documents comptables et pièces justificatives sont conservés pendant la durée légale, généralement dix ans ;
• les journaux techniques sont conservés selon les besoins de sécurité et les paramètres de l’hébergeur.

Une conservation plus longue peut être nécessaire en cas d’obligation légale, de litige ou de sauvegarde de droits.

10. Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données contre la perte, l’accès non autorisé, la modification ou la divulgation. Aucun système ne pouvant garantir une sécurité absolue, nous limitons également les données collectées à ce qui est utile.

En cas de violation de la sécurité présentant un risque élevé pour la personnalité ou les droits des personnes concernées, nous informerons le PFPDT et, lorsque la loi l’exige, les personnes concernées et les autorités européennes compétentes.

11. Vos droits

Dans les limites prévues par le droit applicable, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, leur remise ou leur transmission dans un format électronique courant, ainsi que vous opposer à certains traitements ou demander leur limitation. Vous pouvez retirer un consentement pour l’avenir lorsqu’un traitement repose sur celui-ci.

Pour exercer vos droits, écrivez à contact@omnicoaching.ch. Une vérification d’identité peut être demandée afin de protéger vos données. Vous pouvez également vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) et, lorsque le RGPD s’applique, à l’autorité européenne compétente.

12. Personnes mineures

Lorsqu’une demande concerne une personne mineure, nous pouvons demander l’implication ou l’accord de sa représentation légale lorsque cela est approprié au regard de son âge, de sa capacité de discernement et de la prestation envisagée.

13. Mise à jour de cette politique

Cette politique peut être adaptée afin de refléter une évolution du site, de nos outils ou du droit applicable. La version publiée sur cette page est la version en vigueur.